Pourquoi une GED du marché coûte cher
Il existe deux grandes façons d'acheter une GED, et les deux ont le même défaut : vous payez tous les ans pour quelque chose qui ne vous appartient jamais.
Il existe aussi les logiciels qualité tout-en-un (Qualishare, BlueKanGo, Qualios). Ils embarquent une GED dans une suite complète : audits, non-conformités, HACCP. C'est cohérent pour un site qui veut tout refaire. C'est trop pour un site qui veut juste remplacer la brique documentaire.
Dans tous les cas, le coût réel n'est pas seulement la licence. C'est la double saisie, l'outil supplémentaire à apprendre, et la dépendance à un éditeur que vous ne choisissez plus.
Votre abonnement Microsoft 365 contient déjà une GED
Si vous êtes sur Microsoft 365, vous payez déjà SharePoint. Et SharePoint sait faire, sans rien acheter de plus, l'essentiel de ce qu'une GED doit faire : une version en vigueur par document, des brouillons cachés jusqu'à validation, des droits par service, des modèles par type de document et la liste de ce qui est en retard.
Le plus important : vos équipes savent déjà utiliser SharePoint. Elles ouvrent Word depuis SharePoint, elles reçoivent un mail, elles cliquent sur un lien. Il n'y a pas de nouvelle application à apprendre, pas de formation de trois jours. C'est ce qu'on appelle une GED maison : votre outil, dans votre environnement, avec vos règles.
L'exemple du contrôle qualité en agroalimentaire : des règles qui respectent les obligations
Le contrôle qualité est le cas le plus exigeant. Un auditeur IFS ou BRC demande la liste de vos documents, la version applicable de chacun, qui l'a approuvée, et la date de prochaine révision. Si une procédure aurait dû être revue l'an dernier et ne l'a pas été, il le voit en trente secondes. Voici comment ces obligations se traduisent en règles concrètes dans SharePoint.
Si votre GED tient devant un auditeur IFS, elle tient pour tous les autres services. La maintenance, la R&D et le commercial ont les mêmes besoins, avec des circuits plus courts.
Les automatisations qui vont plus loin que les GED du marché
Les règles ci-dessus, SharePoint ne les applique pas seul. Il sait stocker, versionner et donner des droits. Il ne sait pas faire circuler un document entre quatre personnes, remplir un en-tête, ni prévenir quelqu'un quinze jours avant une échéance. C'est là que les intégrateurs vendent une surcouche, souvent avec une licence elle aussi.
Notre approche tient en une phrase : SharePoint garantit qui voit quoi, l'automatisation garantit qui fait quoi. Voici ce qu'on ajoute, avec un moteur d'automatisation hébergé chez vous et sans licence.
Et l'IA, à trois endroits précis
Proposer une version révisée. Quand une procédure arrive à échéance, l'IA prépare une première version à partir de vos autres documents. Le rédacteur part de ça, pas d'une page blanche. Chez un industriel agroalimentaire que nous accompagnons, cette base de connaissance existe déjà parce qu'elle sert à remplir les cahiers des charges qualité. La GED s'y branche.
Bloquer un document incomplet. Les champs obligatoires ne sont pas remplis ? Le document ne passe pas à la relecture.
Relire. Orthographe, cohérence, et détection d'une procédure qui en cite une autre qui n'existe plus.
Une règle absolue : l'IA ne lit que les versions approuvées. Jamais les brouillons.
Ce qui reste chez vous à la fin : tout. Les documents, les versions, les droits, l'historique, et les automatisations documentées. Si Iatch disparaît demain, votre GED continue de tourner dans votre SharePoint.
Votre GED a été achetée avant 2012, ou votre devis de licence fait mal ?
Le diagnostic est gratuit. Il commence par une question : quelle est la liste de vos documents à réviser cette année, et combien de temps vous faut-il pour la sortir ?
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